Xuất hóa đơn vé máy bay công tác cho doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Với doanh nghiệp, đặt được vé máy bay cho chuyến công tác mới chỉ là một phần của công việc. Phần còn lại thường nằm ở khâu chứng từ, thanh toán và hóa đơn. Đây cũng là lý do nhiều bộ phận hành chính, nhân sự và kế toán đều rất quan tâm đến việc xuất hóa đơn vé máy bay sao cho đúng thông tin, đúng thời điểm và dễ xử lý về sau.

Trên thực tế, khá nhiều rắc rối không đến từ hành trình bay mà đến từ những lỗi nhỏ như sai tên công ty, sai mã số thuế, thiếu thông tin người mua, nhận hóa đơn chậm hoặc không đồng nhất giữa các booking. Khi số lượng chuyến công tác tăng lên, những lỗi này dễ làm mất thêm thời gian cho cả người đặt vé lẫn bộ phận kế toán.

Vậy khi xuất hóa đơn vé máy bay công tác cho doanh nghiệp, cần lưu ý những gì?

Vì sao hóa đơn vé máy bay công tác lại quan trọng?

Đối với khách cá nhân, hóa đơn có thể chỉ là giấy tờ cần khi cần đối chiếu. Nhưng với doanh nghiệp, hóa đơn liên quan trực tiếp đến quy trình thanh toán nội bộ, lưu hồ sơ và làm việc giữa các bộ phận.

Một chuyến công tác có thể đi qua nhiều bước: nhân sự đề xuất, quản lý phê duyệt, bộ phận hành chính hoặc đầu mối đặt vé thực hiện booking, kế toán thanh toán và lưu chứng từ. Nếu hóa đơn bị sai hoặc thiếu thông tin, toàn bộ quy trình phía sau có thể bị chậm lại.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xem phần hóa đơn là một phần quan trọng của quy trình công tác, không phải việc bổ sung về sau.

Những thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên chuẩn hóa sẵn bộ thông tin dùng cho xuất hóa đơn. Thông thường, các thông tin cơ bản cần được cung cấp rõ ngay từ đầu gồm:

Tên doanh nghiệp

Tên công ty nên được gửi theo đúng đăng ký sử dụng cho hóa đơn, tránh viết tắt hoặc ghi theo cách gọi nội bộ.

Mã số thuế

Đây là thông tin rất dễ sai nếu nhập thủ công nhiều lần. Doanh nghiệp nên dùng một mẫu cố định để tránh nhầm lẫn.

Địa chỉ doanh nghiệp

Địa chỉ nên thống nhất theo thông tin doanh nghiệp đang sử dụng cho hóa đơn và chứng từ liên quan.

Email nhận hóa đơn

Nếu doanh nghiệp có email kế toán hoặc email chuyên dùng để nhận chứng từ, nên thống nhất ngay từ đầu để tránh thất lạc hoặc gửi rải rác cho nhiều người.

Thông tin người liên hệ

Trong một số trường hợp, việc có đầu mối rõ ràng sẽ giúp xử lý nhanh hơn nếu cần điều chỉnh hoặc kiểm tra lại thông tin.

Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn vé máy bay công tác

Không ít doanh nghiệp chỉ nhận ra vấn đề khi đã cần quyết toán hoặc đối chiếu chứng từ. Dưới đây là những lỗi khá phổ biến.

Sai tên công ty hoặc sai mã số thuế

Đây là lỗi rất thường gặp khi thông tin được gửi qua nhiều đầu mối khác nhau hoặc được nhập lại nhiều lần. Chỉ một khác biệt nhỏ trong tên pháp lý hoặc một chữ số sai ở mã số thuế cũng có thể khiến bộ phận kế toán phải kiểm tra lại.

Gửi thông tin hóa đơn quá muộn

Có doanh nghiệp chỉ nghĩ đến hóa đơn sau khi vé đã xuất xong hoặc sau khi chuyến đi đã diễn ra. Khi đó, việc xử lý bổ sung có thể mất thêm thời gian và làm tăng nguy cơ thiếu đồng bộ giữa các booking.

Mỗi booking dùng một cách ghi khác nhau

Nếu công ty không có mẫu thống nhất, có người ghi tên tiếng Việt đầy đủ, có người ghi tên viết tắt, người khác lại dùng địa chỉ cũ. Khi lượng booking nhiều, việc này khiến chứng từ bị phân tán và thiếu nhất quán.

Hóa đơn gửi về nhiều email khác nhau

Đây là vấn đề nhỏ nhưng gây khó cho khâu lưu hồ sơ. Khi cần tổng hợp, kế toán có thể phải đi tìm lại từng email từ nhiều người khác nhau.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình hóa đơn như thế nào?

Cách đơn giản nhất là doanh nghiệp có một mẫu thông tin cố định và một đầu mối tiếp nhận rõ ràng. Khi phát sinh nhu cầu đi công tác, người phụ trách chỉ cần gửi đúng mẫu đó cho bên hỗ trợ đặt vé mà không cần nhập lại từ đầu.

Một quy trình gọn thường nên có các bước cơ bản sau:

Chuẩn hóa bộ thông tin xuất hóa đơn dùng chung
Thống nhất email nhận hóa đơn
Chỉ định đầu mối nội bộ phụ trách việc gửi yêu cầu
Kiểm tra lại thông tin trước khi xác nhận booking
Lưu chứng từ tập trung theo cùng một cách

Khi số chuyến công tác tăng, cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm khá nhiều thời gian.

Hóa đơn vé máy bay công tác nên được xử lý ở giai đoạn nào?

Tốt nhất là doanh nghiệp nên nghĩ đến phần hóa đơn ngay từ lúc gửi yêu cầu đặt vé, thay vì để đến cuối quy trình mới bổ sung. Khi đầu mối đặt vé đã nắm rõ thông tin từ đầu, khả năng sai sót sẽ thấp hơn và các bước phía sau cũng trôi chảy hơn.

Trong thực tế, càng để muộn thì khả năng phát sinh việc kiểm tra lại càng cao. Điều này đặc biệt rõ ở những doanh nghiệp có nhiều người cùng tham gia vào một chuyến công tác hoặc nhiều bộ phận cùng cần chứng từ để đối chiếu.

Vì sao doanh nghiệp nên có một đầu mối hỗ trợ rõ ràng?

Nếu mỗi người tự đặt vé ở một nơi khác nhau, việc thu hóa đơn và kiểm tra chứng từ sẽ rất rời rạc. Nhưng khi doanh nghiệp làm việc với một đầu mối hỗ trợ thống nhất, phần hóa đơn cũng trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Lợi ích không chỉ nằm ở chỗ nhận hóa đơn đầy đủ hơn, mà còn ở việc thông tin được dùng nhất quán hơn, ít sai hơn và thuận tiện hơn cho kế toán khi cần đối chiếu nhiều booking trong cùng một giai đoạn.

Hóa đơn rõ ràng giúp quy trình công tác gọn hơn

Một chuyến công tác sẽ nhẹ hơn rất nhiều khi doanh nghiệp không phải xử lý lại các vấn đề giấy tờ ở cuối quy trình. Nhân sự đi công tác không phải mất thời gian bổ sung thông tin, bộ phận hành chính không phải truy lại từng booking, còn kế toán cũng thuận tiện hơn trong khâu lưu hồ sơ.

Đó là lý do phần hóa đơn tuy nhỏ nhưng lại ảnh hưởng khá lớn đến chất lượng vận hành chung.

Kết luận

Xuất hóa đơn vé máy bay công tác cho doanh nghiệp không nên được xem là bước phụ. Nếu được chuẩn hóa ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể sai sót, tiết kiệm thời gian cho các bộ phận liên quan và làm cho quy trình công tác gọn hơn.

TripWise.vn hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ đặt vé máy bay cho khách hàng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu công tác, đi đoàn, xử lý thay đổi hành trình và hỗ trợ chứng từ rõ ràng hơn. Xem thêm tại:
https://tripwise.vn/dich-vu-dat-ve-may-bay-cho-doanh-nghiep/