TripWise.vn

cam nang du lich

Doanh nghiệp tự tổ chức MICE hay thuê đơn vị chuyên trách?

Khi bắt đầu lên kế hoạch cho một chương trình MICE, rất nhiều doanh nghiệp sẽ sớm gặp một câu hỏi thực tế: nên tự tổ chức hay thuê đơn vị chuyên trách? Đây không chỉ là bài toán về chi phí, mà còn là bài toán về thời gian, nguồn lực nội bộ, mức độ phức tạp của chương trình và khả năng xử lý phát sinh.

Ảnh: Giles Freeman / Unsplash

Không có phương án nào luôn đúng cho mọi doanh nghiệp

Không phải cứ thuê ngoài là tốt hơn, và cũng không phải cứ tự làm là tiết kiệm hơn. Sự phù hợp phụ thuộc vào 4 yếu tố chính:

Vì vậy, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp đánh giá đúng chương trình của mình trước khi quyết định cách làm.

  • mức độ phức tạp của chương trình,
  • nguồn lực và kinh nghiệm nội bộ,
  • mức độ quan trọng của khách tham gia,
  • mức độ cần kiểm soát trải nghiệm và vận hành.

Tự tổ chức MICE là gì?

Tự tổ chức có nghĩa là doanh nghiệp tự đứng ra xử lý phần lớn hoặc toàn bộ các khâu như lên ý tưởng, chốt danh sách khách, đặt vé, đặt khách sạn, chọn venue, làm việc với nhà cung cấp, chạy chương trình và xử lý phát sinh.

Thông thường, các bộ phận như HR, admin, EA, marketing hoặc sales ops sẽ đóng vai trò chính trong phương án này.

Thuê đơn vị chuyên trách là gì?

Thuê đơn vị chuyên trách nghĩa là doanh nghiệp làm việc với một bên có kinh nghiệm tổ chức MICE để được hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ các khâu từ tư vấn phương án, booking dịch vụ, điều phối chương trình đến xử lý phát sinh.

Trong mô hình này, nội bộ doanh nghiệp thường vẫn giữ vai trò chốt mục tiêu, phê duyệt và kiểm soát định hướng, nhưng giảm tải đáng kể ở phần vận hành chi tiết.

Ưu điểm của việc tự tổ chức

01

1. Chủ động hơn trong từng quyết định

Khi tự làm, doanh nghiệp có thể trực tiếp quyết định từng phần mà không cần qua một lớp trung gian.

02

2. Dễ bám sát văn hóa nội bộ

Với các chương trình thuần nội bộ, đội ngũ trong công ty thường hiểu người tham gia và tinh thần doanh nghiệp rõ hơn.

03

3. Có thể tiết kiệm ở một số hạng mục

Nếu chương trình đơn giản, ít đầu việc và nội bộ có sẵn năng lực xử lý, tự làm có thể giúp giảm một phần chi phí dịch vụ bên ngoài.

Nhược điểm của việc tự tổ chức

01

1. Nội bộ rất dễ bị quá tải

MICE là loại chương trình có nhiều đầu việc nối nhau. Khi tự làm, nội bộ thường phải ôm quá nhiều việc chi tiết ngoài chuyên môn chính.

02

2. Dễ thiếu góc nhìn tổng thể

Nhiều doanh nghiệp xử lý tốt từng hạng mục riêng lẻ nhưng lại chưa quen kết nối chúng thành một hành trình đồng bộ.

03

3. Xử lý phát sinh dễ bị động

Khi chương trình bắt đầu chạy, việc thay đổi sát giờ, lệch lịch, đổi tên khách hoặc các phát sinh vận hành có thể khiến đội ngũ nội bộ bị áp lực rất lớn.

04

4. Rủi ro về hình ảnh chương trình

Nếu khách VIP, khách hàng hoặc đối tác tham gia, những lỗi nhỏ trong điều phối cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận về mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Ưu điểm của việc thuê đơn vị chuyên trách

01

1. Có kinh nghiệm nhìn chương trình theo logic tổng thể

Đơn vị chuyên trách thường quen xử lý các điểm nối giữa vé, khách sạn, venue, xe đón tiễn, lịch trình và nhân sự hỗ trợ.

02

2. Giảm tải đáng kể cho nội bộ

Đây là lợi ích rất rõ, đặc biệt với các bộ phận vốn không chuyên về event operations nhưng lại thường phải đứng ra lo chương trình.

03

3. Xử lý phát sinh nhanh hơn

Khi có thay đổi sát ngày hoặc rủi ro trong lúc chạy chương trình, một đầu mối chuyên trách thường phản ứng nhanh và có phương án rõ hơn.

04

4. Giúp chương trình chỉn chu hơn

Với chương trình có khách VIP, hội nghị khách hàng, incentive trip hoặc retreat cho lãnh đạo, yếu tố chuyên nghiệp và cảm xúc thường quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ “đi được”.

Nhược điểm của việc thuê ngoài

01

1. Doanh nghiệp cần thời gian để brief rõ

Nếu brief mơ hồ hoặc mục tiêu chưa rõ, đơn vị bên ngoài cũng khó đề xuất phương án thật sát.

02

2. Cần chọn đúng đơn vị phù hợp

Không phải bên nào cũng phù hợp với mọi loại chương trình. Chọn sai đối tác có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian hơn thay vì tiết kiệm thời gian.

03

3. Cần phối hợp để giữ đúng tinh thần nội bộ

Với các chương trình mang màu sắc văn hóa doanh nghiệp đậm, nội bộ vẫn cần tham gia chặt để giữ đúng tinh thần mong muốn.

Khi nào doanh nghiệp tự làm vẫn ổn?

  • Chương trình quy mô nhỏ hoặc vừa
  • Ít đầu việc, ít khách VIP
  • Đoàn đi từ một điểm, lịch trình đơn giản
  • Nội bộ có người từng xử lý các chương trình tương tự
  • Mục tiêu thiên về nội bộ và không quá phức tạp về hình ảnh

Khi nào nên thuê ngoài?

  • Chương trình có nhiều hạng mục chạy song song
  • Đoàn đông, nhiều nhóm khách, nhiều điểm khởi hành
  • Có khách VIP, đối tác, khách hàng quan trọng
  • Lịch trình chặt, ít dư địa sai sót
  • Doanh nghiệp muốn trải nghiệm chỉn chu và đồng bộ hơn
  • Nội bộ không có đủ thời gian bám vận hành chi tiết

Phương án kết hợp: tự làm một phần, thuê ngoài một phần

Đây là lựa chọn rất thực tế với nhiều doanh nghiệp. Thay vì chọn một trong hai cực, doanh nghiệp có thể:

Cách làm này giúp doanh nghiệp vừa giữ được kiểm soát ở phần quan trọng, vừa giảm tải ở phần cần chuyên môn điều phối cao.

  • tự giữ phần nội dung và thông điệp nội bộ,
  • thuê ngoài phần vé đoàn, khách sạn, venue, hậu cần, điều phối,
  • hoặc tự quản danh sách khách nhưng thuê ngoài phần vận hành tại chỗ.

Bảng so sánh nhanh

Kết luận

Doanh nghiệp nên tự tổ chức MICE hay thuê đơn vị chuyên trách phụ thuộc vào độ phức tạp của chương trình và năng lực vận hành thực tế của nội bộ.

Nếu chương trình đơn giản, ít phát sinh và doanh nghiệp có sẵn người theo sát, tự tổ chức vẫn là một phương án hợp lý. Nhưng nếu chương trình có nhiều mục tiêu, nhiều hạng mục phải phối hợp, có khách quan trọng hoặc cần trải nghiệm chỉn chu hơn, thuê một đơn vị chuyên trách hoặc chọn phương án kết hợp thường sẽ an toàn và hiệu quả hơn.

Cần một đầu mối hỗ trợ chương trình MICE cho doanh nghiệp?

TripWise.vn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng giải pháp MICE trọn gói hoặc linh hoạt theo từng phần, từ vận chuyển, khách sạn, venue, đón tiễn đến điều phối chương trình phù hợp mục tiêu từng đoàn.

Xem dịch vụ Du lịch MICE của TripWise.vn

Câu hỏi thường gặp

Những điều khách hay hỏi

Doanh nghiệp có thể tự tổ chức MICE không?
Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tổ chức MICE nếu chương trình đơn giản, quy mô vừa phải, ít phát sinh và nội bộ có đủ thời gian cũng như kinh nghiệm điều phối.
Khi nào nên thuê đơn vị chuyên trách tổ chức MICE?
Doanh nghiệp nên thuê đơn vị chuyên trách khi chương trình có nhiều hạng mục phải phối hợp, có khách VIP, nhiều nhóm khách từ nhiều nơi, lịch trình chặt hoặc cần hình ảnh chuyên nghiệp và xử lý phát sinh nhanh.
Tự tổ chức MICE có giúp tiết kiệm chi phí hơn không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Tự tổ chức có thể tiết kiệm ở một số khoản bề mặt, nhưng nếu thiếu kinh nghiệm hoặc phải xử lý nhiều phát sinh, tổng chi phí thực tế và áp lực nội bộ có thể cao hơn dự tính.
Thuê đơn vị MICE chuyên trách mang lại lợi ích gì?
Đơn vị chuyên trách có thể giúp doanh nghiệp tư vấn phương án phù hợp, kết nối các dịch vụ đồng bộ hơn, giảm tải cho nội bộ, xử lý phát sinh nhanh hơn và giúp chương trình ổn định hơn về vận hành.
Doanh nghiệp có thể kết hợp tự làm một phần và thuê ngoài một phần không?
Có. Nhiều doanh nghiệp chọn phương án kết hợp, ví dụ tự quản nội dung nội bộ nhưng thuê ngoài phần vé đoàn, khách sạn, venue, đón tiễn hoặc điều phối vận hành để giữ độ linh hoạt và giảm áp lực.

Đọc tiếp

Bài viết liên quan