TripWise.vn

cam nang du lich

Kinh nghiệm đặt vé máy bay đoàn cho chương trình MICE

Trong một chương trình MICE, vé máy bay không chỉ là phần “đưa đoàn từ điểm A đến điểm B”. Trên thực tế, vé máy bay là một mắt xích rất nhạy, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến giờ đón tiễn, giờ check-in, nhịp hội họp, gala, hoạt động nội bộ và toàn bộ trải nghiệm chung của đoàn.

Ảnh: Giles Freeman / Unsplash

Vì sao vé máy bay đoàn rất quan trọng trong chương trình MICE?

Trong chương trình MICE, vé máy bay không chỉ quyết định việc đoàn có đến nơi đúng giờ hay không. Nó còn ảnh hưởng đến rất nhiều phần khác như:

Một lựa chọn vé không phù hợp có thể khiến chương trình phát sinh theo dây chuyền: khách đến quá sớm phải chờ lâu, đến quá muộn bị lỡ phần chính, xe đón phải chạy nhiều lượt, lịch trình bị nén lại, hoặc bộ phận nội bộ phải xử lý quá nhiều điều chỉnh trong ngày đi.

  • giờ xe đón tiễn sân bay,
  • giờ nhận phòng khách sạn,
  • khung thời gian cho họp, hội nghị hoặc gala,
  • khả năng gom nhịp đoàn nếu có nhiều nhóm khách,
  • trải nghiệm chung của người tham gia, đặc biệt là khách VIP hoặc khách đi công tác cường độ cao.

Kinh nghiệm 1: Bắt đầu từ mục tiêu chương trình, không chỉ từ giá vé

Nhiều doanh nghiệp khi đặt vé đoàn thường ưu tiên giá trước tiên. Điều này dễ hiểu, nhưng với MICE, giá không nên là tiêu chí duy nhất.

01

Trước khi chọn chuyến bay, nên trả lời:

Một chuyến bay rẻ nhưng khiến đoàn phải dậy quá sớm, chờ quá lâu hoặc đến sát giờ họp có thể làm tổng thể chương trình kém hiệu quả hơn nhiều so với chênh lệch giá ban đầu.

  • Chương trình là hội nghị, kick-off, incentive, retreat hay tri ân khách hàng?
  • Đoàn cần đến nơi vào thời điểm nào để vừa nhịp chương trình?
  • Người tham gia cần giữ sức cho họp, gala hay hoạt động nào quan trọng không?
  • Doanh nghiệp ưu tiên tiết kiệm chi phí hay ưu tiên nhịp vận hành mượt?

Kinh nghiệm 2: Chọn giờ bay theo nhịp chương trình

Giờ bay đẹp với khách lẻ chưa chắc là giờ bay tốt cho chương trình MICE. Với đoàn doanh nghiệp, điều quan trọng là chuyến bay phải ăn khớp với nhịp chương trình.

01

Nên kiểm tra các điểm sau:

Nguyên tắc chung là không nên để vé máy bay làm chương trình bị “căng” ngay từ đầu hoặc gấp gáp vào cuối chương trình.

  • Giờ đến có đủ thời gian cho xe đón, check-in và nghỉ ngắn trước phần chính không?
  • Nếu chương trình có gala hoặc họp ngay ngày đầu, đoàn có bị quá mệt không?
  • Giờ về có khiến khách phải check-out quá sớm hoặc bỏ lỡ nội dung cuối không?
  • Thời gian ra sân bay có bị áp lực với lịch trình hôm đó không?

Kinh nghiệm 3: Chốt danh sách theo mốc rõ ràng

Một trong những khó khăn lớn nhất của vé đoàn là danh sách khách thường thay đổi nhiều hơn dự tính. Nếu không có mốc chốt danh sách rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ bị động về giá, về chỗ và về xử lý đổi tên hoặc đổi người.

01

Nên làm gì?

Điều quan trọng không phải là chờ danh sách “hoàn hảo”, mà là có quy trình đủ rõ để giảm rối khi thay đổi xảy ra.

  • Đặt ra mốc chốt danh sách dự kiến và mốc chốt cuối
  • Thông báo rõ cho các bộ phận liên quan về hạn chót
  • Dùng một file master duy nhất để quản lý tên khách
  • Phân rõ ai là người có quyền xác nhận thay đổi cuối cùng

Kinh nghiệm 4: Hiểu kỹ chính sách đổi tên, đổi chuyến, hoàn hủy

Với đoàn doanh nghiệp, thay đổi sát ngày là chuyện rất dễ xảy ra. Có thể là đổi người đi, thay đổi giờ họp, khách phát sinh việc đột xuất hoặc cần điều chỉnh hành trình.

01

Trước khi chốt vé, nên làm rõ:

Nhiều phát sinh tốn kém không đến từ số lượng thay đổi lớn, mà đến từ việc doanh nghiệp chưa nắm rõ điều kiện ngay từ đầu.

  • Chính sách đổi tên có áp dụng không
  • Phí đổi chuyến hoặc đổi ngày là bao nhiêu
  • Có thể tách đoàn hoặc xử lý riêng một số khách không
  • Điều kiện hoàn hủy cụ thể ra sao
  • Những mốc thời gian nào nếu thay đổi sẽ làm chi phí tăng mạnh

Kinh nghiệm 5: Chia nhóm khách hợp lý nếu đi từ nhiều nơi

Nhiều chương trình MICE không có toàn bộ đoàn xuất phát từ cùng một thành phố. Có thể có nhân sự từ nhiều chi nhánh, khách mời từ nhiều đầu sân bay hoặc nhóm VIP đi lịch trình riêng.

01

Khi đó nên:

Mục tiêu không phải là ép tất cả mọi người đi cùng một chuyến bằng mọi giá, mà là giữ nhịp chương trình ổn định và tránh để phần chính của chương trình bị ảnh hưởng vì một vài chênh lệch lớn về giờ đến.

  • Chia khách theo điểm xuất phát
  • Chia khách theo nhóm giờ đến
  • Ưu tiên gom đoàn theo các cụm thời gian gần nhau
  • Xây lịch xe đón theo nhóm thay vì theo từng cá nhân

Kinh nghiệm 6: Không để vé máy bay tách rời khỏi khách sạn và xe đón tiễn

Một lỗi phổ biến là xử lý vé máy bay riêng, khách sạn riêng, xe riêng. Mỗi phần đều có thể ổn nếu nhìn độc lập, nhưng khi ghép lại thì rất dễ lệch nhịp.

01

Ví dụ các tình huống hay gặp:

Vì vậy, khi chốt vé đoàn, doanh nghiệp nên luôn đối chiếu cùng lúc với:

  • Đoàn đến quá sớm nhưng khách sạn chưa check-in được
  • Giờ hạ cánh không khớp giờ xe chờ
  • Khách đến quá muộn ảnh hưởng giờ họp hoặc gala
  • Nhóm khách đến nhiều đợt nhưng phương án đón tiễn chưa chia hợp lý
  • giờ nhận phòng và trả phòng,
  • lịch trình chương trình,
  • giờ xe đón tiễn,
  • thời gian di chuyển từ sân bay đến khách sạn hoặc venue.

Kinh nghiệm 7: Chuẩn bị trước cho khách VIP và lịch trình riêng

Nếu đoàn có khách VIP, lãnh đạo cấp cao, diễn giả hoặc đối tác quan trọng, doanh nghiệp không nên áp cùng một logic vé cho toàn đoàn mà không phân loại.

01

Cần xem xét thêm:

Chuẩn bị sớm cho nhóm khách này sẽ giúp tránh áp lực sát ngày và giữ trải nghiệm đúng mức cho những người có vai trò quan trọng trong chương trình.

  • Khách VIP có cần giờ bay đẹp hơn không
  • Có cần xe đón riêng không
  • Có cần đến sớm hơn hoặc về muộn hơn đoàn không
  • Lịch trình riêng của khách có ảnh hưởng đến booking chung không

Kinh nghiệm 8: Có đầu mối theo dõi và xử lý phát sinh sát ngày

Vé đoàn cho MICE hiếm khi là công việc “đặt xong là xong”. Càng gần ngày đi, khả năng phát sinh càng tăng: đổi tên, thêm khách, cập nhật giờ bay, xử lý chỗ ngồi, thay đổi lịch trình, kết nối với xe đón tiễn.

01

Doanh nghiệp nên có:

Điểm quan trọng ở đây là tốc độ phản ứng. Với đoàn doanh nghiệp, chậm vài giờ trong khâu cập nhật đôi khi cũng đủ làm một loạt phần khác bị ảnh hưởng.

  • Một đầu mối duy nhất theo dõi booking vé
  • Danh sách cập nhật cuối cùng về khách và hành trình
  • Kênh liên lạc rõ ràng giữa nội bộ, đơn vị hỗ trợ vé và đội vận hành chương trình
  • Quy trình xử lý nhanh cho thay đổi sát ngày

Kinh nghiệm 9: Rà danh sách thật kỹ trước khi xuất vé

Sai tên hoặc sai thông tin giấy tờ là lỗi rất cơ bản nhưng vẫn xuất hiện thường xuyên khi xử lý đoàn đông người, đặc biệt nếu danh sách được gửi qua nhiều đầu mối.

01

Trước khi xuất vé, nên kiểm tra:

Một vòng kiểm tra kỹ trước khi xuất vé thường tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với việc sửa sai sau đó.

  • Họ tên đúng như giấy tờ tùy thân
  • Ngày tháng năm sinh nếu cần
  • Điểm đi, điểm đến, giờ bay của từng nhóm
  • Khách nào có lịch trình khác đoàn
  • Khách nào cần hành lý riêng hoặc ưu tiên chỗ ngồi

Kinh nghiệm 10: Luôn có phương án dự phòng

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, chương trình MICE vẫn có thể phát sinh những tình huống ngoài kế hoạch như:

  • khách lỡ chuyến,
  • khách đến muộn,
  • giờ bay thay đổi,
  • thời tiết xấu,
  • phát sinh nhu cầu đổi người vào phút chót.
01

Nên chuẩn bị trước:

Mục tiêu của phương án dự phòng không phải là làm mọi thứ phức tạp hơn, mà là để khi có thay đổi thật sự, doanh nghiệp không rơi vào thế bị động.

  • nguyên tắc xử lý khi một khách hoặc một nhóm bị lệch hành trình,
  • phương án xe đón bổ sung nếu cần,
  • khoản dự phòng chi phí cho thay đổi sát ngày,
  • người chịu trách nhiệm quyết định nhanh khi có phát sinh.

Những lỗi thường gặp khi đặt vé đoàn cho MICE

  • Chỉ ưu tiên giá rẻ mà không nhìn nhịp chương trình
  • Chờ quá lâu mới chốt danh sách dẫn đến tăng giá hoặc hết chỗ
  • Không rà kỹ tên khách trước khi xuất vé
  • Không làm rõ chính sách đổi tên, đổi chuyến, hoàn hủy
  • Để vé máy bay tách rời khỏi khách sạn và xe đón tiễn
  • Không chia nhóm khách hợp lý khi đi từ nhiều nơi
  • Không có đầu mối cập nhật và xử lý thay đổi sát ngày
  • Không chuẩn bị phương án dự phòng cho phát sinh

Bảng tóm tắt nhanh

Kết luận

01

Đặt vé máy bay đoàn cho chương trình MICE không phải là tìm chuyến rẻ nhất, mà là tìm phương án phù hợp nhất với toàn bộ nhịp chương trình.

02

Khi doanh nghiệp bắt đầu từ mục tiêu chương trình, chọn giờ bay hợp lý, chốt danh sách theo mốc rõ ràng, hiểu kỹ chính sách thay đổi và kết nối chặt vé máy bay với khách sạn, xe đón tiễn và lịch trình, rủi ro phát sinh sẽ giảm đi rất nhiều.

03

Với những đoàn đông, nhiều điểm khởi hành, có khách VIP hoặc nhiều thay đổi sát ngày, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc có đầu mối hỗ trợ vé đoàn chuyên trách để vừa giảm tải cho nội bộ, vừa giúp toàn bộ chương trình vận hành chắc hơn.

Cần hỗ trợ đặt vé máy bay đoàn cho chương trình MICE?

TripWise.vn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng giải pháp MICE trọn gói, bao gồm tư vấn hành trình, đặt vé máy bay đoàn, phối hợp xe đón tiễn, khách sạn, venue và toàn bộ chương trình phù hợp mục tiêu từng đoàn.

Xem dịch vụ Du lịch MICE của TripWise.vn

Câu hỏi thường gặp

Những điều khách hay hỏi

Đặt vé máy bay đoàn cho chương trình MICE cần lưu ý gì?
Doanh nghiệp cần lưu ý mục tiêu chương trình, giờ bay phù hợp với lịch trình, thời điểm chốt danh sách, chính sách thay đổi tên hoặc đổi chuyến, phương án gom nhịp đoàn và đầu mối xử lý phát sinh sát ngày.
Có nên chờ đủ danh sách mới đặt vé đoàn không?
Không nên chờ quá lâu nếu chương trình có thời gian cố định hoặc đi vào mùa cao điểm. Doanh nghiệp nên xác định sớm mốc chốt danh sách và làm việc trước với đơn vị hỗ trợ để giảm rủi ro tăng giá hoặc hết chỗ.
Khi đặt vé đoàn cho MICE, nên ưu tiên giá rẻ hay giờ bay đẹp?
Không nên chỉ nhìn giá rẻ. Với MICE, giờ bay phù hợp với lịch họp, check-in, gala và nhịp chương trình thường quan trọng hơn, vì một lựa chọn rẻ nhưng lệch nhịp có thể làm tăng phát sinh ở các khâu khác.
Đoàn có nhiều người đi từ nhiều nơi khác nhau thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp nên chia khách theo nhóm xuất phát, nhóm giờ đến và có kế hoạch gom nhịp đoàn tại điểm đến. Cần rà kỹ giờ bay, xe đón tiễn và thời gian đệm để tránh ảnh hưởng đến phần chính của chương trình.
Vì sao nên có đầu mối hỗ trợ vé đoàn cho chương trình MICE?
Vì chương trình MICE có nhiều thay đổi sát ngày, nhiều đầu mối và cần phản ứng nhanh. Một đầu mối hỗ trợ vé đoàn giúp doanh nghiệp theo dõi booking, xử lý phát sinh, cập nhật thay đổi và giữ nhịp chương trình tốt hơn.

Đọc tiếp

Bài viết liên quan