TripWise.vn

cam nang du lich

Cách tối ưu chi phí vé máy bay công tác mà vẫn đảm bảo lịch trình cho nhân sự

Chi phí vé máy bay công tác là khoản nhiều doanh nghiệp phải theo dõi thường xuyên, nhất là khi đội ngũ di chuyển liên tục giữa các tỉnh thành hoặc thường xuyên đi họp, khảo sát và gặp đối tác.

Ảnh: Giles Freeman / Unsplash

Tóm tắt nhanh

01

Phù hợp với: doanh nghiệp có nhu cầu đi công tác thường xuyên

02

Mục tiêu: tối ưu chi phí mà vẫn giữ lịch trình phù hợp và hiệu quả công việc

03

Trọng tâm: giá vé, giờ bay, độ linh hoạt, quy trình đặt vé, kiểm soát tổng chi phí

Tối ưu chi phí công tác không nên chỉ nhìn vào giá vé

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua. Một vé có giá thấp hơn chưa chắc là phương án tiết kiệm hơn nếu nó kéo theo nhiều bất tiện trong quá trình di chuyển và làm việc.

Với công tác, một chuyến bay không chỉ là chi phí đi lại. Nó còn liên quan đến thời gian làm việc, sức khỏe nhân sự, độ linh hoạt của lịch trình và cả hiệu quả của chuyến đi. Một lựa chọn tưởng như tiết kiệm ở thời điểm đặt vé có thể trở nên kém hiệu quả nếu làm người đi mệt hơn, mất thêm thời gian di chuyển hoặc rất khó xử lý khi lịch thay đổi.

Vé rẻ chưa chắc là phương án tiết kiệm

  • Giờ bay quá sớm hoặc quá muộn
  • Thời gian chờ dài
  • Điều kiện vé kém linh hoạt
  • Phí phát sinh cho hành lý hoặc thay đổi hành trình
  • Ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của người đi công tác

Những nguyên tắc doanh nghiệp nên áp dụng khi đặt vé máy bay công tác

Tối ưu đúng khác gì với chỉ cố gắng mua vé rẻ?

01

Chỉ nhìn giá vé

  • Dễ chọn giờ bay bất tiện
  • Dễ phát sinh chi phí đổi vé, hành lý
  • Khó xử lý khi lịch thay đổi
  • Có thể làm giảm hiệu quả chuyến đi
02

Tối ưu theo tổng thể

  • Cân bằng giữa giá vé và lịch trình
  • Ưu tiên mức linh hoạt phù hợp
  • Dễ quản lý chi phí theo bộ phận, theo tháng
  • Giúp chuyến đi gọn hơn và hiệu quả hơn

Tiết kiệm nhưng vẫn phải giữ trải nghiệm công tác ở mức hợp lý

Nhân sự đi công tác là người trực tiếp thực hiện công việc cho doanh nghiệp. Nếu lịch bay quá bất tiện, thời gian di chuyển quá dài hoặc liên tục phải thay đổi trong điều kiện không thuận lợi, hiệu quả chuyến đi cũng bị ảnh hưởng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tối ưu theo cách bền hơn: tiết kiệm nhưng không cực đoan, hợp lý nhưng không cứng nhắc.

Tối ưu chi phí vé máy bay công tác là bài toán cân bằng, không phải bài toán cắt giảm cực đoan

Tối ưu chi phí vé máy bay công tác không đơn thuần là chọn vé rẻ nhất. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa giá vé, lịch trình, khả năng thay đổi và hiệu quả công việc của người đi công tác. Khi làm tốt điều này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp toàn bộ quy trình đi công tác trở nên gọn và hiệu quả hơn.

Để chuyến công tác được sắp xếp gọn hơn từ khâu đặt vé đến hỗ trợ phát sinh, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ dành riêng cho khách hàng doanh nghiệp của TripWise.vn.

Doanh nghiệp cần đầu mối hỗ trợ đặt vé công tác gọn hơn?

TripWise.vn cung cấp giải pháp đặt vé máy bay cho khách hàng doanh nghiệp theo hướng rõ đầu mối, dễ phối hợp, thuận tiện xử lý phát sinh và hỗ trợ chứng từ tốt hơn cho nhu cầu công tác thường xuyên.

Câu hỏi thường gặp về cách tối ưu chi phí vé máy bay công tác

Câu hỏi thường gặp

Những điều khách hay hỏi

Tối ưu chi phí vé máy bay công tác có phải chỉ là chọn vé rẻ nhất không?
Không. Với công tác, doanh nghiệp cần cân bằng giữa giá vé, giờ bay, độ linh hoạt của điều kiện vé và hiệu quả thực tế của chuyến đi. Một vé rẻ hơn chưa chắc là phương án tiết kiệm hơn nếu kéo theo nhiều phát sinh hoặc ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Doanh nghiệp nên đặt vé công tác sớm đến mức nào?
Với những chuyến đi đã có kế hoạch từ trước như họp định kỳ, hội nghị hoặc lịch khảo sát đã xác định, doanh nghiệp nên đặt càng sớm càng tốt để có nhiều lựa chọn hơn về giờ bay, hạng vé và mức giá.
Vì sao nên phân loại chuyến đi theo mức độ linh hoạt?
Vì không phải chuyến công tác nào cũng có khả năng thay đổi giống nhau. Có chuyến cần có mặt đúng giờ và gần như không thể đổi, nhưng cũng có chuyến linh hoạt hơn. Phân loại đúng sẽ giúp chọn được phương án giữa giá tốt và điều kiện vé phù hợp.
Gom đầu mối đặt vé mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Khi có một đầu mối hoặc một quy trình thống nhất, doanh nghiệp sẽ dễ theo dõi tổng thể mức chi tiêu, kiểm soát lịch sử booking, chuẩn hóa cách đặt vé và nhận ra những điểm có thể tối ưu trong dài hạn.
Doanh nghiệp có cần travel policy quá chi tiết không?
Không nhất thiết. Nhưng nên có các nguyên tắc cơ bản như ai gửi yêu cầu đặt vé, cần phê duyệt ở cấp nào, khung giờ ưu tiên ra sao, khi nào được chọn vé linh hoạt hơn và ai phụ trách kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
Làm sao để tối ưu chi phí mà vẫn giữ trải nghiệm công tác hợp lý?
Doanh nghiệp nên tối ưu theo hướng tiết kiệm nhưng không cực đoan: chọn lịch bay hợp lý, hạn chế đặt sát ngày khi không cần thiết, nhìn tổng chi phí thay vì chỉ từng vé riêng lẻ, và có đầu mối hỗ trợ hiểu nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Đọc tiếp

Bài viết liên quan