TripWise.vn

cam nang du lich

Báo giá tour công ty / MICE thường bao gồm những hạng mục nào?

Một trong những điều doanh nghiệp thường quan tâm nhất khi chuẩn bị chương trình là báo giá. Nhưng trên thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp nhận báo giá mà vẫn chưa thật sự hiểu hết mình đang trả tiền cho những gì, đâu là hạng mục cốt lõi, đâu là phần phát sinh và vì sao hai báo giá nhìn qua có vẻ giống nhau nhưng chi phí lại khác biệt đáng kể.

Ảnh: Giles Freeman / Unsplash

Vì sao doanh nghiệp cần đọc báo giá MICE kỹ hơn?

Khác với một booking đơn lẻ, báo giá tour công ty hoặc MICE thường là tập hợp của nhiều nhóm chi phí: vận chuyển, lưu trú, hội họp, ăn uống, hoạt động, điều phối và các phần hỗ trợ khác. Nếu chỉ nhìn vào tổng số tiền, doanh nghiệp sẽ khó biết:

Đọc kỹ báo giá giúp doanh nghiệp tránh hai rủi ro lớn: tưởng là rẻ nhưng thực tế thiếu nhiều hạng mục, hoặc tưởng là đắt nhưng thực ra phạm vi dịch vụ đầy đủ và chắc hơn.

  • khoản nào đã bao gồm,
  • khoản nào chưa bao gồm,
  • đâu là chi phí cố định,
  • đâu là chi phí theo đầu người,
  • đâu là phần có thể phát sinh nếu danh sách khách hoặc lịch trình thay đổi.

Nhóm 1: Chi phí vận chuyển

Đây thường là nhóm đầu tiên trong báo giá.

Điều cần đọc kỹ là các phụ phí như hành lý, đổi tên, đổi chuyến hoặc phát sinh nếu nhóm khách thay đổi sát ngày.

  • Vé máy bay đoàn hoặc vé lẻ theo nhóm
  • Hành lý ký gửi nếu có
  • Xe đón tiễn sân bay
  • Xe đoàn theo lịch trình
  • Phương án đường bộ hoặc đường sắt nếu áp dụng

Nhóm 2: Chi phí khách sạn, resort, lưu trú

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ rooming assumptions trong báo giá, vì chỉ cần cơ cấu phòng thay đổi là tổng chi phí có thể thay đổi đáng kể.

  • Số lượng phòng và số đêm
  • Loại phòng: twin, double, single, VIP
  • Phụ thu phòng đơn
  • Early check-in hoặc late check-out nếu có
  • Breakfast hoặc các tiện ích đi kèm

Nhóm 3: Chi phí venue, họp, hội nghị, gala

Nhiều báo giá chỉ bao gồm phần cơ bản, còn các yêu cầu kỹ thuật cao hơn có thể tính riêng. Đây là phần doanh nghiệp rất dễ hiểu nhầm nếu không hỏi kỹ.

  • Phòng họp, ballroom, breakout room
  • Âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu cơ bản
  • Bàn check-in, backdrop, setup phòng
  • Chi phí gala dinner hoặc không gian networking

Nhóm 4: Chi phí ăn uống

Doanh nghiệp nên kiểm tra số lượng bữa, số tea break, tiêu chuẩn set menu/buffet và các phụ thu nếu thay đổi thực đơn hoặc có nhu cầu đặc biệt.

  • Bữa chính theo chương trình
  • Tea break
  • Tiệc gala
  • Nước uống trong họp hoặc suốt hành trình

Nhóm 5: Chi phí hoạt động chương trình

Không phải báo giá nào cũng bao gồm phần này. Có báo giá chỉ dừng ở logistics, trong khi phần nội dung chương trình được tách riêng.

  • Team building, hoạt động nội bộ, bonding
  • MC, kịch bản, hoạt náo
  • Tiết mục, trao giải, vinh danh nếu có
  • Hướng dẫn viên hoặc người dẫn đoàn

Nhóm 6: Chi phí hậu cần và điều phối

Đây là phần rất quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua khi đọc báo giá.

Với chương trình phức tạp, giá trị của phần này thường lớn hơn nhiều so với cảm nhận ban đầu, vì nó quyết định chương trình có chạy mượt hay không.

  • Điều phối đoàn
  • Hỗ trợ check-in, đón khách, gom nhịp chương trình
  • Đầu mối xử lý phát sinh
  • Hỗ trợ trong ngày diễn ra

Nhóm 7: Chi phí truyền thông, quà tặng, nhận diện

Nhóm này có thể là chi phí rất nhỏ hoặc khá lớn tùy mức độ đầu tư hình ảnh của chương trình.

  • Backdrop, standee, signage
  • Tài liệu họp, bảng tên, thẻ đeo
  • Quà tặng, welcome kit
  • Chụp ảnh, quay phim nếu có

Nhóm 8: Chi phí phát sinh và điều kiện thay đổi

Đây là phần doanh nghiệp hay xem nhẹ nhất nhưng lại ảnh hưởng lớn đến tổng ngân sách thực tế.

  • Điều kiện đổi tên, đổi số lượng khách
  • Phụ thu nếu chốt muộn
  • Phát sinh nếu rooming list thay đổi
  • Phụ thu do thay đổi lịch trình
  • Các khoản không bao gồm nhưng có khả năng phát sinh cao

Những hạng mục hay bị hiểu nhầm là đã bao gồm

  • Hành lý ký gửi
  • Đổi tên, đổi vé, đổi chuyến
  • Phụ thu phòng đơn
  • Early check-in, late check-out
  • Thiết bị kỹ thuật bổ sung
  • Chi phí chụp ảnh, quay phim
  • Quà tặng, in ấn, branding nâng cao
  • Chi phí phát sinh do đổi rooming list hoặc tăng giảm khách

Cách so sánh 2 báo giá MICE công bằng hơn

Để so sánh chính xác hơn, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn tổng tiền mà nên so theo các lớp sau:

Một báo giá cao hơn một chút nhưng bao gồm nhiều phần quan trọng và giảm rủi ro phát sinh vẫn có thể là phương án tốt hơn về tổng thể.

  • Phạm vi bao gồm
  • Chất lượng dịch vụ từng hạng mục
  • Mức độ điều phối và hỗ trợ thực tế
  • Điều kiện giữ giá, hủy đổi, phát sinh
  • Mức độ phù hợp với mục tiêu chương trình

Bảng tóm tắt nhanh

Kết luận

Báo giá tour công ty hoặc MICE không chỉ là một con số tổng, mà là bản đồ chi phí của toàn bộ chương trình.

Khi doanh nghiệp đọc báo giá theo từng nhóm hạng mục, làm rõ phần bao gồm và chưa bao gồm, đồng thời chú ý đến điều kiện thay đổi và chi phí phát sinh, việc ra quyết định sẽ chắc hơn nhiều. Điều đó cũng giúp so sánh các phương án theo hướng công bằng và thực tế hơn, thay vì chỉ nhìn vào con số cuối cùng.

Cần tư vấn phương án MICE và báo giá rõ ràng hơn?

TripWise.vn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng giải pháp MICE phù hợp mục tiêu chương trình, với phạm vi dịch vụ và phương án triển khai rõ ràng hơn để doanh nghiệp dễ đánh giá và kiểm soát.

Xem dịch vụ Du lịch MICE của TripWise.vn

Câu hỏi thường gặp

Những điều khách hay hỏi

Báo giá tour công ty hoặc MICE thường bao gồm những gì?
Thông thường, báo giá có thể bao gồm vận chuyển, khách sạn hoặc resort, venue họp hoặc gala, ăn uống, hoạt động chương trình, đón tiễn, nhân sự hỗ trợ và một số chi phí vận hành khác tùy theo phạm vi dịch vụ.
Vì sao hai báo giá MICE nhìn giống nhau nhưng chi phí lại chênh lệch?
Vì mỗi báo giá có thể khác nhau ở phạm vi bao gồm, chất lượng dịch vụ, chính sách thay đổi, mức độ điều phối, các hạng mục chưa bao gồm và chi phí phát sinh tiềm ẩn. So sánh chỉ theo tổng số tiền thường chưa đủ.
Báo giá MICE nên đọc theo tổng chương trình hay theo đầu người?
Nên đọc theo cả hai. Tổng chương trình giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách toàn cục, còn mức chi phí theo đầu người giúp dễ so sánh giữa các phương án và đánh giá mức đầu tư bình quân.
Những hạng mục nào hay bị hiểu nhầm là đã bao gồm trong báo giá?
Các hạng mục dễ bị hiểu nhầm gồm hành lý, đổi tên đổi vé, phụ thu phòng đơn, early check-in, late check-out, thiết bị kỹ thuật bổ sung, chi phí phát sinh cho rooming list, quà tặng, chụp ảnh, quay phim và một số khoản vận hành tại chỗ.
Doanh nghiệp nên hỏi gì khi nhận báo giá MICE?
Doanh nghiệp nên hỏi rõ các phần đã bao gồm và chưa bao gồm, thời hạn giữ giá, điều kiện hủy đổi, chính sách phát sinh, ai phụ trách điều phối và những khoản nào có thể thay đổi nếu số lượng khách hoặc lịch trình thay đổi.

Đọc tiếp

Bài viết liên quan