9 tháng 9, 2026 · 8 phút đọc
Phần lớn doanh nghiệp Việt kiểm soát chi phí công tác bằng cách duyệt từng chuyến. Cách này chỉ hiệu quả khi số chuyến còn ít. Khi mỗi tháng có vài chục lượt bay, việc duyệt thủ công vừa chậm vừa không tạo ra dữ liệu để so sánh, và người duyệt gần như luôn phải quyết định trong lúc không có đủ thông tin về giá.
Một quy chế công tác phí tốt làm ngược lại: đặt sẵn giới hạn, để nhân sự tự đặt trong giới hạn đó, và chỉ đưa lên bàn duyệt những gì vượt ra ngoài.
Quy chế công tác phí nên gồm những gì?
Một quy chế đủ dùng thường chỉ cần năm phần. Viết dài hơn thì không ai đọc, viết ngắn hơn thì mỗi trường hợp lại thành một cuộc tranh luận.
- Hạn mức chi phí theo cấp bậc và theo loại chặng (nội địa, quốc tế ngắn, quốc tế dài).
- Thời điểm đặt vé — trước bao nhiêu ngày thì được tự đặt, sau mốc nào thì phải xin duyệt.
- Thẩm quyền duyệt — ai duyệt mức nào, và ai duyệt khi vượt hạn mức.
- Quy tắc hạng ghế, hành lý và dịch vụ kèm — phần này quyết định phần lớn chênh lệch chi phí thực tế.
- Cách xử lý ngoại lệ — chuyến gấp, đổi lịch, huỷ, và ai chịu phí trong từng trường hợp.
Hạn mức nên đặt theo cấp bậc hay theo chặng?
Theo cả hai, nhưng lấy chặng làm gốc. Giá vé Hà Nội – TP.HCM và Hà Nội – Singapore không cùng một thang, nên một hạn mức chung theo cấp bậc sẽ hoặc quá rộng cho chặng nội địa, hoặc quá chật cho chặng quốc tế.
Cách gọn nhất là lập một bảng hai chiều: cấp bậc nhân sự nhân với nhóm chặng. Dưới đây là khung tham khảo để doanh nghiệp điều chỉnh theo thực tế của mình.
| Nhóm chặng | Nhân viên | Quản lý cấp trung | Ban lãnh đạo |
|---|---|---|---|
| Nội địa dưới 2 giờ bay | Phổ thông, đặt trước tối thiểu 7 ngày | Phổ thông linh hoạt | Phổ thông linh hoạt hoặc hạng cao hơn khi bay trong ngày |
| Quốc tế khu vực (dưới 5 giờ) | Phổ thông, đặt trước tối thiểu 14 ngày | Phổ thông linh hoạt | Phổ thông đặc biệt trở lên |
| Quốc tế đường dài | Phổ thông, đặt trước tối thiểu 21 ngày | Phổ thông đặc biệt | Thương gia |
Điểm quan trọng không nằm ở con số mà ở chỗ con số được viết ra. Khi hạn mức đã rõ, phần lớn chuyến đi không cần ai duyệt nữa.
Đặt trước bao lâu thì hợp lý?
Với chặng nội địa, giá thường ổn định hơn khi đặt trước 2–3 tuần và bắt đầu tăng rõ trong vòng 7 ngày trước ngày bay. Với chặng quốc tế, khoảng cách này dài hơn: 3–6 tuần là vùng an toàn cho phần lớn hành trình khu vực.
Vì vậy, một quy chế nên gắn hạn mức với thời điểm đặt. Ví dụ: đặt trước 14 ngày thì nhân sự tự quyết trong hạn mức; đặt trong vòng 7 ngày thì cần quản lý trực tiếp duyệt, vì phần chênh lệch lúc đó không còn là lựa chọn cá nhân mà là chi phí của việc lên kế hoạch muộn.
Hạng ghế, hành lý và các khoản dễ bị bỏ sót
Nhiều doanh nghiệp chỉ quy định hạng ghế rồi để trống phần còn lại. Trên thực tế, các khoản nhỏ mới là nơi ngân sách rò rỉ: hành lý ký gửi mua tại sân bay, chọn chỗ ngồi, đổi giờ bay phút chót, và vé hạng rẻ nhất nhưng không hoàn đổi được nên phải mua lại toàn bộ khi lịch thay đổi.
Một dòng trong quy chế xử lý được phần lớn chuyện này: với chuyến có khả năng đổi lịch, ưu tiên vé linh hoạt thay vì vé rẻ nhất, và luôn mua hành lý trong lúc đặt vé chứ không mua tại quầy.
Ai duyệt, và duyệt ở đâu?
Thẩm quyền duyệt nên đi theo mức vượt hạn mức, không theo chức danh người đi. Một cách chia đơn giản:
- Trong hạn mức: nhân sự tự đặt, không cần duyệt.
- Vượt tới 20%: quản lý trực tiếp duyệt.
- Vượt trên 20% hoặc chuyến gấp trong 48 giờ: cấp trên một bậc duyệt.
Phần "duyệt ở đâu" cũng quan trọng không kém. Nếu mỗi lần duyệt là một chuỗi tin nhắn, doanh nghiệp sẽ không bao giờ có dữ liệu để rà lại cuối quý. Đặt qua một đầu mối duy nhất giúp mọi yêu cầu, mọi lần đổi và mọi hoá đơn nằm chung một chỗ.
Quy chế và đối tác đặt vé nên đi cùng nhau
Một quy chế chỉ phát huy tác dụng khi có người thực thi nó ở khâu đặt chỗ. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp giao phần đặt vé cho một đầu mối bên ngoài: đối tác giữ đúng hạn mức, báo lại khi một yêu cầu vượt khung, và cuối tháng trả về một bộ chứng từ thay vì hàng chục hoá đơn lẻ.
TripWise.vn làm đúng phần việc đó cho doanh nghiệp: nhận yêu cầu qua một đầu mối, kiểm tra theo hạn mức đã thống nhất, giữ chỗ và xuất vé, xuất hoá đơn GTGT đầy đủ theo tháng. Xem thêm dịch vụ đặt vé máy bay cho doanh nghiệp và quy trình đặt vé công tác.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần quy chế công tác phí không?
Có, và thường cần sớm hơn mọi người nghĩ. Khi mỗi tháng đã có vài chuyến, một trang quy định hạn mức và thẩm quyền duyệt đã tiết kiệm nhiều thời gian hơn là chi phí.
Nên đặt hạn mức theo số tiền cố định hay theo hạng vé?
Theo hạng vé cho chặng quốc tế và theo số tiền cho chặng nội địa. Giá quốc tế biến động quá mạnh để cố định bằng một con số, còn chặng nội địa thì ngược lại.
Nhân sự đặt vé rẻ nhất nhưng không hoàn đổi được, có nên khuyến khích không?
Chỉ khi lịch chắc chắn. Với chuyến có khả năng đổi, phần chênh lệch giữa vé rẻ nhất và vé linh hoạt thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí mua lại vé mới.
Chuyến gấp trong ngày nên xử lý thế nào trong quy chế?
Tách thành một mục riêng với hạn mức cao hơn và thẩm quyền duyệt cao hơn một bậc. Cố ép chuyến gấp vào hạn mức thường ngày chỉ khiến quy chế bị bỏ qua.
Làm sao biết hạn mức mình đặt có hợp lý không?
Rà lại sau một quý bằng dữ liệu thật: bao nhiêu phần trăm chuyến vượt hạn mức, và vượt vì lý do gì. Nếu trên 30% số chuyến phải xin duyệt, hạn mức đang quá chật.